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办公设备管理制度

来源:    发布时间:2012-05-30 09:36     浏览次数:

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第1条目的
  为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转,提高办公设备的工作效率和使用效率,特制定本制度。
  第2条适用范围
  本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。
  第2章办公设备购买
  第3条各部门在年初部门计划中统一将购买办公设备的费用列入预算,经公司领导审批后由办公事务部门统一购买。
  第4条对于临时需要的办公设备,要经总经理审批通过后方可购买。
  第3章电脑使用管理
  第5条专人专管
  1.每台电脑指定专门人员负责日常操作,非操作人员不得随意上机。
  2.电脑使用人员要设置开机密码,密码属公司机密,未经批准不得向任何人泄露。
  第6条操作规定
  1.严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项。
  2.不得使用未经病毒检查的软盘、光盘,防止公司电脑“感染”病毒。
  3.严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。
  第7条病毒防护
  1.尚未联网的计算机,由电脑室负责安装软件。
  2.任何电脑安装软件前,须由相关专业负责人提出书面报告,经部门主管同意后,由专业人员安装。
  3.所有电脑不得安装游戏软件。
  4.数据的备份由相关专业负责人管理,备用的软盘由专业负责人提供。
  5.在使用软件前,必须进行杀毒,确保软件无病毒后方可打开。
  6.任何人未经同意,不得使用他人的电脑。
  第8条硬件保护
  1.除负责硬件维护的人员外,任何人不得随意拆卸电脑设备。
  2.硬件维护人员在拆卸电脑时,必须采取必要的防静电措施。
  3.硬件维护人员在作业完成后或准备离去时,必须将所拆卸的设备复原。
  4.各部门负责人必须认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任。
  5.各部门负责人必须采取必要措施,确保电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。
  6.对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。
  第9条电脑保养
  1.严禁在电脑前吸烟、吃东西,严禁用手或尖锐物体触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑,盖上防尘罩。
  2.定期(每月末)对电脑内的资料进行整理,做好备份并删除不必要的文件资料,保证电脑有足够的的运行空间。备份的磁盘由电脑管理员保管。
  3.定期(每月一次)由指定的专业电脑维护公司对电脑进行维护和保养。
  第4章电话使用管理
  第10条电话由行政部统一管理,各部门主管负责监督与控制使用情况。
  第11条各种外线电话须配置“长途电话记录表”,逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该表每月转办公事务主管审阅。
  第12条长途电话限主管以上人员使用,其他人员使用长途电话时需先经主管批准。
  第13条禁止因私事拨打长途电话。
  第5章打印机、复印机使用管理
  第14条打印机、复印机由专人负责管理,其他人员未经批准不得擅自使用。
  第15条打印、复印文件资料要办理审批手续,详细填写打印及复印的时间、标题、份数和密级,经主管批准签字后方可进行。
  第16条凡需打印的文件、表格等,字迹要清晰,语句要通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。
  第6章传真机使用管理
  第17条传真机由专人负责保管,其他人员不得自行使用。
  第18条不得使用传真机传送个人材料,机密文件需经公司领导批准后方可传真。
  第19条建立传真登记、签收制度,并立档备案。
  第20条每天下班后,将传真机设置为自动接收状态,以防止遗漏重要文件。
  第7章其他办公设备使用管理
  第21条公司所有办公设备都要指定专人管理,其他人员必须经设备主管人员批准后方可使用。
  第22条办公设备要定期养护,以免因老化而影响使用。
  第23条办公设备使用人员要保证设备的安全,如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏,要追究相关人员的责任。
  第8章办公设备使用监管
  第24条公司办公事务部门负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。
  第25条公司办公事务部门对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权力。
  第9章附则
  第26条行政部对本制度拥有解释权。
  第27条本制度自公布之日起实行。



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